Les 3 règles d’or d’une permanence téléphonique d’entreprise

règles d’or d’une permanence téléphonique d’entreprise

En fonction de sa taille, une entreprise peut recevoir plus d’une vingtaine d’appels par jour. Si elle souhaite garder ou se construire une bonne réputation, elle se doit alors d’offrir à ses appelants un accueil téléphonique de qualité. Pour cela, il n’y a rien de plus sûr que de faire appel à un service de permanence téléphonique d’entreprise. Les opérateurs responsables de cette tâche sont des personnes qui ont été préalablement formées. Elles ont donc connaissance de toutes les bonnes méthodes pour assurer un bon accueil téléphonique à vos clients. Mais quelles sont ces méthodes ? Les réponses dans cet article.

Règle n° 1 : Être toujours disponible

Pour une entreprise, chaque appel entrant est d’une grande importance. En effet, un simple appel peut signifier un nouveau contrat ou une vente. À moins que vous ne vouliez laisser vos potentiels clients et votre éventuelle rentrée d’argent au profit de vos concurrents, vous ne devriez donc jamais rater un appel entrant.

Estimer le cout de votre projet ?

La première règle, mais aussi sans doute la plus importante pour assurer la permanence téléphonique d’une entreprise est donc d’être TOUJOURS JOIGNABLE. Un appel qui n’aboutit pas ne pourra que contrarier un client et baisser son estime vis-à-vis de votre entreprise. Pour éviter cela, vous devez alors avoir une équipe de personne apte à répondre à chacun de vos appels entrants.

Un service de permanence téléphonique mettra à votre disposition des personnes qui répondront à tous vos appels à des jours et horaires définis. Certains prestataires proposent même une assistance 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 si vous en avez réellement besoin.

Les personnes chargées d’assurer cette tâche doivent être capables de gérer plusieurs choses à fois : les réceptions d’appels, les transferts, la gestion des agendas…

Règle n° 2 : Décrocher rapidement

La deuxième règle, tout aussi importante que la première, est la rapidité du décrochage. Vu le nombre de concurrents sur le marché, un client qui appelle n’attendra pas éternellement que vous décrochiez votre téléphone. Si vous le faites patienter trop longtemps, il risque de se désister et n’hésitera pas à contacter une autre entreprise pour trouver ce dont il a besoin.

Estimer le cout de votre projet ?

Idéalement, les téléopérateurs d’un service de permanence téléphonique d’entreprise doivent décrocher avant que la 4e sonnerie ne retentisse. Une étude a démontré qu’au-delà, le client commence à s’impatienter, ce qui est mauvais signe. En perdant patience à cause du temps de décrochage trop lent, le client pourrait être agacé et la cordialité de la conversation serait ruinée à l’avance.

Règle n° 3 : Avoir une bonne élocution et une bonne conduite

Un bon service de permanence téléphonique d’entreprise s’engage à offrir aux clients un accueil téléphonique professionnel. Logiquement, dans le monde du travail, il y a certaines règles à suivre en ce qui concerne le vocabulaire à utiliser, la manière de s’exprimer et la conduite à tenir.

Les téléopérateurs sont particulièrement tenus de respecter ces quelques points essentiels :

  • S’exprimer correctement

Dans le monde professionnel, il y a des mots plus appropriés que d’autres. Lors d’une conversation téléphonique avec un client, vous n’allez évidemment pas vous exprimer comme si vous parliez à un de vos proches. Par exemple, au lieu de dire « De rien » il est préférable de dire « Je vous en prie ».

  • Se montrer courtois

Lorsqu’on est en contact avec un client, il est important de toujours rester poli. Utilisez des formules de politesse et restez respectueux envers votre interlocuteur en toute circonstance.

  • Être compréhensible

Pour assurer un bon accueil téléphonique à vos clients, vous devez parler de manière à ce que l’on comprenne bien chacune de vos phrases. Pour cela, évitez d’enchaîner trop rapidement ou trop doucement vos mots. Adaptez la vitesse de vos paroles, et surtout articulez bien.

Estimer le cout de votre projet ?

  • Sourire

Même si le client ne vous voit pas, il est important que vous souriiez à l’autre bout du fil. Votre interlocuteur ressentira votre sourire à travers votre voix. En effet, en souriant, vous parlerez automatiquement de façon positive. Ce qui aura pour effet de dégager de bonnes ondes et vous engagerez ainsi plus facilement la conversation avec votre client. Mais évidemment, essayez de toujours rester le plus naturel possible. Bien qu’il soit conseillé de s’exprimer de façon joviale, il est fortement déconseillé d’être dans l’excès, car cela pourrait agacer l’interlocuteur.

Les 3 règles d’or d’une permanence téléphonique d’entreprise

En fonction de sa taille, une entreprise peut recevoir plus d’une vingtaine d’appels par jour. Si elle souhaite garder ou se construire une bonne réputation, elle se doit alors d’offrir à ses appelants un accueil téléphonique de qualité. Pour cela, il n’y a rien de plus sûr que de faire appel à un service de permanence téléphonique d’entreprise. Les opérateurs responsables de cette tâche sont des personnes qui ont été préalablement formées. Elles ont donc connaissance de toutes les bonnes méthodes pour assurer un bon accueil téléphonique à vos clients. Mais quelles sont ces méthodes ? Les réponses dans cet article.

Règle n° 1 : Être toujours disponible

Pour une entreprise, chaque appel entrant est d’une grande importance. En effet, un simple appel peut signifier un nouveau contrat ou une vente. À moins que vous ne vouliez laisser vos potentiels clients et votre éventuelle rentrée d’argent au profit de vos concurrents, vous ne devriez donc jamais rater un appel entrant.

La première règle, mais aussi sans doute la plus importante pour assurer la permanence téléphonique d’une entreprise est donc d’être TOUJOURS JOIGNABLE. Un appel qui n’aboutit pas ne pourra que contrarier un client et baisser son estime vis-à-vis de votre entreprise. Pour éviter cela, vous devez alors avoir une équipe de personne apte à répondre à chacun de vos appels entrants.

Un service de permanence téléphonique mettra à votre disposition des personnes qui répondront à tous vos appels à des jours et horaires définis. Certains prestataires proposent même une assistance 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 si vous en avez réellement besoin.

Les personnes chargées d’assurer cette tâche doivent être capables de gérer plusieurs choses à fois : les réceptions d’appels, les transferts, la gestion des agendas…

Estimer le cout de votre projet ?

Règle n° 2 : Décrocher rapidement

La deuxième règle, tout aussi importante que la première, est la rapidité du décrochage. Vu le nombre de concurrents sur le marché, un client qui appelle n’attendra pas éternellement que vous décrochiez votre téléphone. Si vous le faites patienter trop longtemps, il risque de se désister et n’hésitera pas à contacter une autre entreprise pour trouver ce dont il a besoin.

Idéalement, les téléopérateurs d’un service de permanence téléphonique d’entreprise doivent décrocher avant que la 4e sonnerie ne retentisse. Une étude a démontré qu’au-delà, le client commence à s’impatienter, ce qui est mauvais signe. En perdant patience à cause du temps de décrochage trop lent, le client pourrait être agacé et la cordialité de la conversation serait ruinée à l’avance.

Règle n° 3 : Avoir une bonne élocution et une bonne conduite

Un bon service de permanence téléphonique d’entreprise s’engage à offrir aux clients un accueil téléphonique professionnel. Logiquement, dans le monde du travail, il y a certaines règles à suivre en ce qui concerne le vocabulaire à utiliser, la manière de s’exprimer et la conduite à tenir.

Les téléopérateurs sont particulièrement tenus de respecter ces quelques points essentiels :

  • S’exprimer correctement

Dans le monde professionnel, il y a des mots plus appropriés que d’autres. Lors d’une conversation téléphonique avec un client, vous n’allez évidemment pas vous exprimer comme si vous parliez à un de vos proches. Par exemple, au lieu de dire « De rien » il est préférable de dire « Je vous en prie ».

  • Se montrer courtois

Lorsqu’on est en contact avec un client, il est important de toujours rester poli. Utilisez des formules de politesse et restez respectueux envers votre interlocuteur en toute circonstance.

Estimer le cout de votre projet ?

  • Être compréhensible

Pour assurer un bon accueil téléphonique à vos clients, vous devez parler de manière à ce que l’on comprenne bien chacune de vos phrases. Pour cela, évitez d’enchaîner trop rapidement ou trop doucement vos mots. Adaptez la vitesse de vos paroles, et surtout articulez bien.

  • Sourire

Même si le client ne vous voit pas, il est important que vous souriiez à l’autre bout du fil. Votre interlocuteur ressentira votre sourire à travers votre voix. En effet, en souriant, vous parlerez automatiquement de façon positive. Ce qui aura pour effet de dégager de bonnes ondes et vous engagerez ainsi plus facilement la conversation avec votre client. Mais évidemment, essayez de toujours rester le plus naturel possible. Bien qu’il soit conseillé de s’exprimer de façon joviale, il est fortement déconseillé d’être dans l’excès, car cela pourrait agacer l’interlocuteur.

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