Gestion électronique du courrier

Gestion électronique courrier

La gestion du courrier dans le commerce a toujours fait l’objet d’un traitement soigné dans les procédures mises en place et à suivre.

Il peut être utilisé pour recevoir, ouvrir, distribuer, écrire, signer, envoyer et archiver des e-mails.

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Chaque e-mail qui arrive dans votre boîte aux lettres professionnelle déclenche le processus de traitement. Ce processus nécessite une exécution rigoureuse et la gestion des e-mails (EMM) tend à répondre aux contraintes organisationnelles inhérentes.

 Examinons de plus près ce qui se cache derrière la formation de GEC.

Faut-il automatiser ce système

Tout dépend du type d’organisation impliquée dans le problème. Cette question est devenue encore plus importante avec l’introduction de solutions open source et plus flexibles sur le marché. Ce problème peut même coûter cher à certaines structures. Une grande partie des données est intégrée et redistribuée dans les interrelations organisationnelles de l’entreprise.

Quelles sont donc les premières et les plus importantes fonctionnalités de GEC ? Recherchez des documents rapidement et facilement. Par conséquent, la dématérialisation doit être procéduralement parfaite. Analyse, livraison, distribution aux différents services, tout doit être coordonné selon les métiers, les bureaux et les sociétés. Dans certains cas, l’entreprise passe par la poste.

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Les outils utilisés

Les prestataires de la digitalisation à la GEC sont nombreux. Citons par idéal BlueXML, Edissyum, Zeendoc, ou davantage Novadys. Quelle que quand l`organe choisi, plus vaut davantage un jour travailleur maquetter le terrain. Il est inopportun de se démener meilleur baissée sur un organe robotique soit richesse exercice un livret des offices au préalable. Le livret reprend les éléments cités principalement sommet assez la volumétrie du courrier, le numéro de courriers reçus par jours, etc.

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De la semblable manière, le livret est offices est à barrer par un cartel solide, mieux les multitudes concernées. Ce cartel est mandaté par la direction.

Pour élever en agora une GEC entre votre magasin ou organisation, il faut préluder une physique apparence de projet. En effet, les impacts organisationnels et opérationnels sont immensément importants. La présentée de la subversion est inévitable.

Les formations

Pour devenir secrétariat à distance, une formation au secrétariat à distance est indispensable. L’Association nationale pour le développement du télétravail (ANDT), les Groupements locaux d’éducation publique (GRETA), ou encore les Associations nationales pour la formation professionnelle des adultes (AFPA) peuvent assurer cette formation.

Quelles fonctions choisir ?

Certaines des fonctionnalités disponibles sont essentielles. Assurez-vous de les inclure dans les futurs outils GEC. Il s’agit principalement des éléments suivants :

  •  Un workflow qui valide les e-mails reçus.
  •  Envoi des emails aux services concernés.

–  Notifications (e-mail, SMS, notifications) qui sont notifiées sur les lettres qui sont traitées dans des conditions spéciales particulières.

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 Utilisez des exemples de lettres pour répondre aux e-mails sortants et aux documents entrants. Vous pouvez ajouter d’autres fonctionnalités supplémentaires à cela. Vous pouvez choisir de développer des logiciels spécifiques à votre entreprise avec des fonctionnalités spécifiques. Certaines personnes choisissent d’ajouter la reconnaissance et la lecture de codes-barres ou de codes QR à leurs publications. D’autres aiment ajouter des paraheaters, des signatures numériques, etc. Gardez à l’esprit que plus les fonctionnalités dont vous avez besoin sont spécifiques, plus le coût de la solution est élevé.

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